یک RFP دقیق، در مناقصات از برداشت های گوناگون توسط پیشنهاد دهندگان مختلف جلوگیری کرده و باعث می شود قیمت پیشنهادی همه پیشنهاد دهندگان بر اساس درک واحدی از مفهوم پروژه ارائه شده و در نهایت مقایسه پیشنهادات فنی و قیمتی ارائه شده برای کارفرما ساده تر باشد. همچنین یک RFP دقیق پس از ورود یک پیمانکار به پروژه به کارفرما کمک می کند تا فرآیند صحیح اجرای پروژه را بر اساس مفاد RFP کنترل و پایش کند.

بنابراین توضیحات می توان گفت تهیه RFP نخستین گام در مدیریت یک پروژه فناوری اطلاعات است. تهیه یک RFP دقیق و علمی مستلزم اجرای فاز شناخت نیازمندی های کارفرما در محدوده پروژه است. تدوین یک RFP دقیق از تشریح وضعیت فعلی سازمان در محدوده پروژه گرفته تا برنامه زمانی مورد انتظار پروژه، بودجه مدنظر و نتایج حاصل از اجرای پروژه، یک فرآیند کارشناسی است که عدم حصول به آن می تواند پروژه را در مراحل اولیه خود با چالش های جدی مواجه کند.

تهیه و تدوین اسناد RFP پروژه های زیرساخت های وب سازمانی یکی از خدمات شرکت مهندسی سازه اطلاعات سامان است. کارشناسان این شرکت با استقرار در محل اجرای پروژه و مصاحبه با ذینفعان پروژه ضمن استخراج نیازمندی های سازمان تصویر دقیقی از وضعیت فعلی سازمان در محدوده پروه ترسیم کرده و آن را به صورت فنی مکتوب می کنند. استخراج الزامات و محدودیت های قانونی، زمانبندی اجرای طرح، نتایج مورد انتظار و ... از دیگر بخش های فعالیت این تیم کارشناسی است.