اکثر پروژه های یکپارچه سازی ( Integration ) بر بستر پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) و با استفاده از زیرساخت های ارتباط بین برنامه یی اجرا می شوند. به طور معمول پروژه های یکپارچه سازی، ریسک بالا و هزینه های پنهان زیاد و ضریب موفقیت پائینی دارند. تجربه چندین ساله پورتال سامان و تلاش برای ایجاد بستر یکپارچه سازی سیستم های نرم افزاری در سازمانهای بزرگ با پورتال های سازمانی در اجرای چند پروژه، وجه تمایز این شرکت در اجرای پروژه های یکپارچه سازی شده است. در ادامه نکاتی آورده شده که اگر در اجرای پروژه های یکپارچه سازی ( Integration ) بر پایه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) در نظر گرفته شود، ضریب موفقیت پروژه را بالاتر می برد.
فرض اولیه در این نوشته بر همکاری همه مجریان و متولیان سیستم های نرم افزاری سازمان است. بنابراین سازمان می بایست به عنوان پیش نیاز، توافق اولیه همه مجریان و متولیان سیستم های نرم افزاری را درخصوص همکاری برای یکپارچه سازی ( Integration ) سیستم ها کسب کرده باشد.
نکته 1: مزایا و اهداف اجرای پروژه را مشخص کنید.
اهدافی را که از اجرای پروژه انتظار دارید، شفاف تعریف کنید. برخی از این اهداف ممکن است به طور مستقیم به کسب و کار سازمان مرتبط نباشد. همچنین مهم است که معیارهایی برای ارزیابی اهداف مد نظر تعیین نمایید. اغلب ایجاد یک راهکار یکپارچه سازی ( Integration solution ) طیف وسیعی از اهداف را برای مشتری کسب و کار در بر می گیرد اما بطور معمول شامل موارد زیر است :
حمایت از اهداف کسب و کاری مرتبط با ذینفعان: به طور معمول پورتال های وب تنها راهی است که می توانید به صورت برخط با ذینفعان کسب و کارتان در ارتباط باشید. بنابراین فراهم نمودن دسترسی یکپارچه ( Integrated access ) ذینفعان به سیستم های سازمانی مرتبط از طریق پورتال سازمانی اهمیت پیدا می کند. در حقیقت موفقیت در ارائه سریع تر و بهتر محصولات و خدمات سازمان و به طور کلی میزان رضایت مشتریان به همین موضوع وابسته است. البته واضح است که یک پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) باید برای سازمان درآمد هم ایجاد کند.
کاهش سربارهای ارتباط با ذینفعان (بهبود قابلیتهای self-service): رابطهای کاربری راحت و کاربر پسند با پیمایش راحت باعث می شوند مشتریان درخواستهای خود را راحت ثبت و پیگیری کنند و هزینه خدمات به صورت قابل توجهی کاهش یابد. معمولا در فضای پورتال سازمانی فراهم نمودن این گونه رابط های کاربری به نسبت محیط سیستم های سازمانی راحت تر است.
آموزش ذینفعان: اطلاعات و محتوای زیادی در بدنه سازمان وجود دارد که اگر به روش درستی در پورتال ارائه شود، می-تواند سطح دانش ذینفعان را بالا ببرد.
فراهم نمودن یک ابزار ارتباطی قوی: جدای از اینکه که پورتال یک وب سایت و یک کانال ارتباطی مهم بین فرآیند های کسب و کاری و ذینفعان است، در عین حال ابزاری برای ارتباط ذینفعان با شما و محلی برای دریافت بازخورد، پرسش و پاسخ و به صورت غیرمستقیم تحلیل رفتار آنها نیز هست.
نکته 2: اجرای پروژه را به فازهای مشخص تقسیم کنید.
به موفقیت پروژه هایی که از ابتدا تمام کارکردها و رسیدن به آنها به عنوان اولویت اول و در یک مرحله تعریف می شوند، زیاد نمی توان امیدوار بود.
در مقابل فازبندی و توسعه تدریجی پروژه این امکان را برای شما فراهم می کند که در طول توسعه پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) و یکپارچه سازی ( Integration ) سیستم های نرم افزاری با پایش عملکرد رقبا و بازخورد ذینفعان به صورت تضمینی به اهداف تعیین شده برسید. بهتر است دوره هر تکرار را حدود 3 ماه در نظر بگیرید.
نکته 3: یک پیمانکار حرفه یی در زمان مناسب برای پروژه یکپارچه سازی ( Integration ) انتخاب کنید.
در حد امکان پروژه را برون سپاری کنید. بودجه، محدودیتها، نیازمندی ها و محدوده پروژه را درست مستند نموده و در همان فاز اولیه جهت یک تعامل بلند مدت، همکار تجاری خود را انتخاب کنید. با این کار از بروز هزینه های چند برابری در فازهای بعدی جلوگیری خواهید کرد و همچنین کیفیت کارکردی مدنظر از اجزای پروژه را دریافت خواهید کرد.
نکته 4: در مورد قبول سطح سرویس (SLA) متناسب با حساسیت های سازمان سؤال کنید.
همان ابتدای کار از پیمانکار یکپارچه سازی وب ( Web Integration )، سؤال کنید که آیا برای تمام محدوده پروژه می تواند پاسخگو باشد، یا بخشی از آن را برعهده خواهد گرفت. به عنوان مثال ممکن است پیمانکاری فقط ابزارها و زیرساختها را نصب و تحویل دهد اما در عملیاتی شدن موضوع یکپارچه سازی تعهدی را پذیرا نباشد.
نکته 5: انتقال اطلاعات از وب سایت فعلی به پورتال جدید را فراموش نکنید.
وب سایت فعلی شما در حال کار است. محتوا و اطلاعات قابل توجهی دارد که توسط مورتورهای جستجوی ایندکس شده و دارای ارزش SEO و Page Rank مشخصی است. بنابراین نباید لینکهای ارزشمند آن را از دست بدهید. از طرفی ساختار و معماری محتوای سایت فعلی می بایست بروزآوری شوند. با اینکه این دو موضوع مقابل هم هستند اما مهم است که هر آنچه دارای ارزش است را برای انتقال به ساختار جدید در محدوده پروژه در نظر گرفته باشید. به طور معمول در عمل، بخش بزرگی از این ارزش ها در زمان انتقال به پورتال سازمانی جدید در نظر گرفته نشده و از بین می روند.
نکته 6: یک حامی قوی برای پروژه در داخل سازمان پیدا کنید.
برای این که پروژه موفقی داشته باشید، پشتیبانی و حمایت بالاترین رده مدیریتی سازمان را نیاز دارید. بدون چنین حمایتی، با مقاومتهای زیادی در بدنه سازمان مواجه خواهید شد. این حامی باید پروژه را از آن خود بداند، مسئولیت را پذیرفته و رسماً به بدنه سازمان این موضوع را اعلام کند. در این صورت همه ارکان دیگر پروژه هم به موفقیت آن امیدوار خواهند بود که در نتیجه عامل پیش برنده پروژه خواهد بود.
نکته 7: دیدگاه کاربران خود را به خاطر داشته باشید.
توجه کنید که پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) را برای استفاده شخصی طراحی نمی کنید پس مسیر کلی اجرای پروژه را برای تأمین نظر کاربران جهت دهی کنید.
از مجری بخواهید پروژه را نمونه سازی کند: با این کار قبل از اجبار به دوباره کاری، می توانید از ذینفعان پروژه باز خورد بگیرید.
سعی کنید اطلاعات و محتوایی را که کاربرانتان می خواهند در پورتال ارائه کنید نه آنچه شما می خواهید.
- کاربر پسند بودن رابط های کاربری را در نظر داشته باشید.
- اطلاعات مفید ارائه کنید نه فقط تعدادی صفحه وب با رنگ و لعاب خوب.
- پیش بینی داشته باشید که کاربران با ابزارها و روشهای مختلف (موبایل، تبلت، کامپیوتر، ...) نتیجه پروژه را مورد استفاده قرار خواهند داد.
- روی رویه درست ارائه کردن اطلاعات و محتوا تمرکز کنید نه طراحی گرافیکی آنها
نکته 8: دریافت تضمین در دسترس بودن همه یا بخشی از پورتال سازمانی
قطعا به یقین، فعال بودن همیشگی همه یا بخشی خاص از پورتال از زاویه دید کسب و کار سازمان شما اهمیت حیاتی دارد. می بایست از مجری پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) و تأمین کننده راهکار یکپارچه سازی ( Integration solution Provider ) این سؤال صریح را در خصوص نحوه تضمین فعال و در دسترس بودن این بخشهای مهم، حتی زیر بار ترافیکی یا فشار هکرها، پرسش و نسبت به اخذ تعهد و تأمین منابع مورد نیاز اقدام کنید. دریافت تضمین اطمینان بخش، از طریق توافق سطح سرویس مناسب ( SLA ) خیلی از نگرانی ها را رفع می کند. در این رویه می بایست زمان پاسخ گویی و رسیدگی به تفکیک نوع و محدوده درخواستها و قوانین مربوط به بازیابی سرویس، شفاف و توافق گردد. همچنین درخصوص محدوده ی تحت پوشش سرویس تعهد شده، توافق و برای سایر محدوده های خارج از تعهد پذیرفته شده نیز می بایست نحوه ارتباط با سایر مجریان شفاف گردد. این مسئله در مورد پروژه های یکپارچه سازی که معمولاً با چند پشتیبانی کننده نرم افزار از شرکتهای متعدد روبرو هستید اهمیت بیشتری پیدا می کند.
نکته 9: دریافت تضمین پشتیبانی و توسعه های آتی راهکار
اگر از زاویه اجرای مرحله ای پروژه و تغییرات نیازمندی کسب و کار سازمان خود به مسئله نگاه کنید، لزوم بر تضمین ارائه خدمات پشتیبانی، همزمان با شروع دوره بهره برداری پروژه و در کنار آن پذیرش توسعه های سفارشی راهکار پیاده سازی شده یا توسعه محدوده یکپارچگی نرم افزارها الزامی به نظر می رسد. این مسئله فراتر از تعهد مجری به رفع خطاها و نگهداری شرایط موجود است. همچنین تأمین کننده راهکار یکپارچه سازی ( Integration solution Provider ) می بایست سازگاری کل سیستم را برای رسیدن به اهداف تعریف شده گارانتی نماید.
نکته 10: انتخاب یک زیرساخت و چارچوب کاری مناسب
انتخاب ابزار پورتال سازمانی ( Enterprise Portal ) مناسب و زیرساخت کارآمد یکپارچه سازی ( Integration ) برای توسعه کاربردهای مدنظر و اطمینان از عملکرد صحیح آنها الزامی است. البته باید توسعه های آتی را نیز در نظر گرفت. معیار مناسب دیگر در انتخاب زیرساخت، تسلط و تجربه مجری به تکنولوژی و زیرساختی است که ارائه می دهد. گاهی از اوقات این پارامتر از خود تکنولوژی هم اهمیت بالاتری پیدا می کند. برای اطمینان از تجربه موفق مجری، حتماً سراغ مشتریانی بروید که هدف شما را قبلاً با محصول و خدمات مجری تجربه کرده و موفق بوده اند.
