سیستم توسعه یافته برنامه ریزی بنگاه های اقتصادی ERPII
سیستم های برنامه ریزی اقتصادی با پشت سر گذاشتن فناوری‌هایی همچونMRP (برنامه ریزی مـــواد اولیــهMRPII ) (برنامه ریــزی منابع تولـید)،MRPIII (برنامه ریزی منابــع پولی)، درحال تجربه سیستمهای(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) ERP و ERPII هستند.
مقدمـه
سیستــم ERPیک فناوری اطلاعاتی است که به عنوان یک نظام به هم پیوسته اطلاعاتی ، مهندسی و مدیریتی درعرصـه رقابت جهانی مطرح بوده و قادر است در دراز مدت تاثیر چشمگیری بر روند توسعه کیفی تولیدات و کسب مزیت رقابتی در بازارهای جهانی ایجاد کند.
افزایش کیفیت محصولات و ایجاد مزیتهای رقابتی را باید عصاره و افشره یک سیستم ERP دانست. این نرم افزار که برمبـــنای فناوری ارائه خدمات به مشتری است تمام بخشهای یک سازمان از قبیل حسابداری و نظارت ، مدیریت تولید مواد ، مدیریت کیفیت ، نگهداری تاسیسات ، فروش و توزیع، منابع انسانی ، مدیریت پروژه و غیره را از طریق پایگاه داده های مرکزی به همدیگر مرتبط می سازد و به عبارت دیگر نقش اصلی آن یکپارچه سازی نرم افزار های موجود در بخشهای مختلف سازمان است.
همانطور که اشاره شد و به زعم اکثر صاحبنظران با ارزش ترین ویژگی ERP بهبود فرآیند اجرای سفارش مشتری در شرکت است و به همین دلیل ERP به عنوان یک نرم افزار پشتیبان به حساب می آید و این نرم افزار بیش از آنکه در فرآیند پیش فروش کارایی داشته باشد ، جهت دریافت سفارش مشتری و خودکار کردن مراحل اجرای سفارش به کار می رود. در این سیستم وقتی مسئول ارائه خدمات به مشتری یک سفارش را به سیستم وارد می کند ، تمامی اطلاعات مورد نیاز جهت تکمیل آن سفارش دراختیار وی قرار می گیرد . این اطلاعات شامل میزان اعتبار مشتری،تاریخ سفارش (از بخش مالی)، میزان موجودی شرکت و زمانبندی حمل سفارش است.
با این مقدمه و برای آشنایی با سیستمهای ERP که چارچوب اصلی سیستمهای توسعه یافته ERPII را تشکیل می دهد، در ابتدا و در بخش اول این مقاله اقدام به مرور مفاهیم اساسی ERP می کنیم.
تاریخچه ERP
ظهور ERP را باید دهه 1960 میلادی دانست که عمده تاکید آن در این دوران افزایش درآمد های و تقویت کسب و کار از طریق یکپارچه سازی فرآیند ها و عملکردها بود. ولی در سال 1972 پنج تن از مدیران IBM جهت تکامل و پیاده سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا داده و شرکتی با عنوان SAP را که به عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم افزارهای خاص ERP بود تاسیس کردند و هم اکنون نیز در این زمینه فعالیت دارند.
ERP از چندین مفهوم تشکیل یافته که همگی بر یکپارچه سازی بخشهای مختلف یک سازمان تاکید دارد که مهمترین این مفاهیم MRP ، MRP II ، MRP III است بنابراین باید گفت ERP اگرچه راه تکامل و گسترش را در پیش گرفته ولی مفهوم اصلی آن که همانا یکپارچه سازی است هرگز تغییر نکرده است.
فلسفه کاربرد ERP
سه اصل زیر را به عنوان فلسفه کاربردERP در سازمانها مطرح می کنند:
-
یکپارچه کردن فرآیندی کسب وکار از طریق متمرکز کردن داده های پراکنده
-
قابلیت به‌کارگیری همزمان آن در بخشهای مختلف سیستم همچون حسابداری ، فروش و توزیع ، دریافت سفارش و مدیریت مواد.
-
ابزاری برای انجام فرآیندهای کاربردی چند منظوره
فوائد ERP
می توان موارد زیر را به عنوان بخشی از مزایای این نرم افزار به حساب آورد:
-
تعیین رابطه بین عرضه و تقاضا در هر نقطه از دنیا
-
بهبود دسترسی به اطلاعات و پشتیبانی مدیریت سازمان برای اتخاذ تصمیمات بهینه
-
تعیین ساختارهایی برای کنترل بهتر هزینه
-
افزایش توان نظارتی برعملکرد سازمان
-
کنترل بیشتر بر صدور صورتحساب مشتریان،پرداخت حقوق کارکنان و سایرمسائل مالی سازمان
-
توان پاسخگوئی سریع به نیازهای متغیر بازار
-
ایجاد پایگاه داده های یکپارچه درخصوص مشتریان
-
پیگیری درتهیه و ارائه سفارشهای مشتریان
-
ارائه اطلاعات دقیق و به روز برای حسابرسان وممیزین مالیاتی ... .
تعامل تجارت الکترونیــک با ERP
حقیقت آن است که هنوز عرضه کنندگان ERP نتوانسته اند خود را با نفوذ تجارت الکترونیک(e-commerce) هماهنگ سازند و از طرف دیگر مشتریان و تامین کنندگان تمایل دارند به اطلاعات موجود در سیستم ERP یک سازمان (از قبیل موقعیت سفارش، سطح موجودی و تطبیق برگه فروش) از طریق وب سایت و بدون نیاز به یادگیری زبان خاص ERP دسترسی داشته باشند . از این رو بخش IT یک شرکت، موظف به ایجاد دو مجرای ارتباطی برای دسترسی به اطلاعات سیستم ERP است که یکی از آنها برای مشتریان و دیگری برای تامین کنندگان و شرکاءاست.
برای این کار لازم است شرکــتها در زمان خریدERP به قابلیت یکپارچـــه سازی و ایجـاد ارتباط بین آن و وب سایت مربوط به خودشان توجه کنند ، البته به‌کارگیری افراد متخصص و با تجربه که بتوانند ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیک را در زمان به روز کردن نرم افزار ERP (که در آن سیستم برای رفع نواقص متوقف می شود) حفظ کنند ضروری است.
با تمام این اوصاف ،دشواری یافتن نرم افزارهایی که توان ایجاد ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیک را داشته باشد (صرف نظر از نرم افزارهای زنجیره تامین در مدیریت الکترونیک مشتریان) باعث شده است تا اکثر سازمانها به فکر نرم افزارهای جایگزین باشند .
سیستم توسعه یافته برنامه ریزی بنگاههای اقتصادی
در روند تکامل سیستم های برنامه ریزی بنگاههای اقتصادی و با پررنگ تر شدن نقش IT به عنوان یک زیر ساختار در فعالیتهای تجاری اکنون شاهد ظهور تکنولوژی تکامل یافته تری به نام ERP II هستیم.
پس از تحولات بوجود آمده توسط IT و تاثیر آن بر سازمانهای دولتی، مالیاتی و امنیتی امروزه شاهد این هستیم که اکثر قریب به اتفـــــاق سیستم های تجاری به سمت تغییرات تجاری درحرکت هستند . امروزه دیگر هیچ صنعتی از هزینه های مورد استفاده برای توسعه زیر ساختاری IT واهمه ای نداشته و به‌کارگیری آن را راز بقای خود تلقی می کند . ویل، سابرامانی و برادبنت (2002) عنوان کرده اند که هر شرکتی به طور متوسـط 4.2 درصد از درآمد ســـالانه خود را برای ITو توسعه آن صــرف می‌کند که این میزان بیش از50 درصد بودجه نهایی کالاهای سرمایه ای آنهاست. البته همانطور که داون پورت بیان داشته است، چنانچه این سرمایه گذاری میلیارد دلاری در مرحله تبدیل داده ها و اطلاعات به دانش و آگاهی عملکرد خوبی نداشته باشد، هیچ بازگشتی نخــواهد داشت .
در بسیاری از شــرکتها و صنایع ، سیستم های MRP I و MRP II ، توسـط سیستمهای ERP درحال جایگزین شدن هستند. سیستم ERP I با تکیه بر اصولMRP I که شامل نرم افزارهای ادغام سیستم های اطلاعاتی اصلی و پشتیـــبان است عمل می‌کند و سیســــتم ERPII نیز با به‌کارگیری سیستم های عملیاتی مدیریت روابط مشتریان ومدیریت زنجیره عرضه که مربوط به مشتریان می شود درحال گسترش حیطه کاربردی خود است.
شکل 2 بیانگر سازمانهایی است که به صورت الکترونیک با هم مرتبط شده اند. این شکل نمونه ای از سیسـتم های جاری توسعـه یافته را به تصویر کشیده که در هم ادغام شده اند و حلقه ارتباطی بین آنها شبکه های اینترنت ، اکسترانت و اینترانت، است. همانطورکه می بینیم این شکل نظریه تنوع وظایف تجاری را از زمان اخذ سفارش تا مرحله ایجاد تقاضا برای فروش و دریافت وجـــه آن نشان می دهد(که تمام این مراحل به صورت الکترونیک و با حداقل دخالت نیروی انسانی انجام می پذیرد).فرضیات زیادی درخــصوص ایجاد تغییرات سیستماتیک مطرح شده که بعضی از آنها پس از اضمحلال تعدادی از شرکتها در بین سالهای 2002- 2000 مطرح شده‌اند و تعدادی دیگر نیز انعکاس دهنده آگاهی ازتغییراتی است که از طریق رشد سریع سخت افزار ، نرم افزار و قابلیت های ارتباطی حاصــل شده اند . البته در این بین تعدادی نیز وجود دارند که به تاثیر تغییرات اساسی بر فرآیندهای تجاری معتقد بوده و بر سیستم های اطلاعاتی ارزش گرا و بازارهای جهانی درحال رشد متمرکز می شوند، این فرضیات را می توان به صورت های زیر بیان نمود:
-
برای پایداری باید بر روی مدلهای تجاری در سرمایه گذاری بر IT و سیستمهای اطلاعاتی با گرایش به ارزش افزوده تاکید کرد.
-
تغییر تنها جزء شناخته شده تجاری است که نرخ تغییر آن افزایشی است.
-
مشتریان ، فروشندگان ، شرکای تجاری ، محصولات ، فرآیند ها، و کانال های توزیع، مواردی هستند که با تغییر مستمر همراهند.
-
تغییرات در فرآیند ها و رویه های تجاری هم به صورت درونی و هم به صورت بیرونی به وقوع خواهد پیوست .
-
تاثیر مقاومتهای نیروی انسانی در مراحل کوچک سازی و تامین منابع از خارج را نباید زیاد بزرگ جلوه داد، بلکه باید سعی کرد از طریق به‌کارگیری تکنیک های مدیریتی آنها را به حداقل رسانید.
مدلهای تجاری و پارادایم های قبلی درعصر جدید ارتباطات که در آن سیستم های توسعه یافته تجاری با هم ادغام شده‌اند کاربردی ندارند. در این راستا گوشال و گراتون (2002) بر اهمیت روابط افقی در تقابل با فرآیند های عمودی به عنوان بخشی از فلسفه مدیریت در هماهنگی بین واحدهای مستقل تاکید می کنند.
نقش IT در سیستم ERP II
در بسیاری از شرکتها نوعی عدم شناخت درباره مفاهیمی همچون فروشهای فصلی ، ترکیب پیش بینی فروش، موجودی انبار و حتی وضعیت سفارش وجود دارد. در این شرکتها هنوز اطلاعات مربوط به سفارش مشتری، موجودی برداری، لیست موجودی مواد و فعالیتهای روزمره به درستی شناسایی و تعیین نمی شود که نتیجه آن زاد و ولد خوشه ای سیستم های غیر رسمی در داخل سازمان و حجم نامناسب خرید مواد است.
IT در شرکت های شبکه ای و ادغام یافته نقش کاتالیزور تغییر را ایفا می کند و علاوه بر این در بسیاری از شرکتها استراتژیهای تجاری با استراتژی IT ترکیب شده است که برای نمونه می توان به شرکتهایی همچون وال مارت، فداکس ، سیکو و دل اشاره کرد. درکنار اینها IT به عنوان عامل کلیدی در سیستم های ERP و ERPII مطرح شده است . تعاریف مختلفی درخصوص ERPII وجود دارد ولی تعریفی که به عنوان تعریف اصلی و خمیر مایه استــراژی ERPII تلقی می شـود همان تعریفی است که وســتون (2002) در مجـله Production And Inventory Management ارائه کرده است :
سیستم II ERP عبارت است از اتوماسیون و ترکیب اطلاعات فرآیند ها و نقشهای مختلف در بخشهای تولیدی در راستای ترکیب وظایف، تسریع در برنامه ریزی، اجرا و اعمال روشهای کنترلی که مستقل از مکان و زبان خاصی بوده و شامل تمام مشتریان ، فروشندگان و شرکا می گردد.
این تعریف از ERP IIشامل تمام موضوعات مجازی مرتبط با سیستم I ERP به همراه سایر سیستم های وظیفه ای همچون مدیریت روابط مشتریان و مدیریت زنجیره عرضه می شـــود. شکل 3 یک چتر فراگیر را نشـــان می دهد که بیان می کند محیط ERP II می بایست شامــل تکنولوژی و برنامه ریزی IT و مسائل اجرائی بوده و از فرآیند های تجاری ادغام شده ، تغییر گرایی و اجرای طرحهای تجاری درون سازمانی حمایت کند. درکل باید گفت که موارد فنی و غیرفنی اشاره شده در چترII ERP می‌بایست برای بهبود رضایت مشتری و کسب نتایج مفید از سرمایه گذاری در IT و IS به صورت رادیکالی اجرا شوند.
چرا سیستـم های ERP II ؟
نیاز به انتقال داده ها بدون داشتن محدودیتهای زمانی و مکانی ، در طول سازمان و زنجیره های عرضه ( شامل مشتریان و فروشندگان) با علم به دقیق بودن آنها و عدم وابستگی شان به زبان خاص باعث شکل گیری سیستم های ERP II شد. دلیل این امر نیز آن بود که در سیستم های قبلی نیازی به هماهنگی داده ها و استاندارد بودن آنها احساس نمی شد. از طرفی سرعت و اثر بخشی ارتباطات در بین طرحها و حتی در یک طرح خاص اهمیت چندانی نداشته و در این بین اشتباهات به‌وجود آمده نیز زیاد جدی تلقی نمی شد. ولی سرعت و اثر بخشی فاکتور های مهمی برای سیستم های تجاری امروز و آینده هستند که می بایست در مواردی همچون ثبت سفارش جدید، جایابی مکانهای جدید، به روز کردن موجودی انبار ، تغییر اولویتها به سمت فروش نمایشگاهی و بدون تاخیر رعایت شوند. همچنین امروزه روشهای نوینی همچون کسب کار برای مشتریان و تامین کنندگان، تجارت الکترونیک ، تبادلات تجاری، تحلیل داده ها ، تکنیک های بهینه سازی همچون برنامه ریزی و زمانبندی پیشرفته همگی بر سرعت و افزایش اثر بخشی تاکید دارند.
چشم انداز آینده و جــریان اطلاعات ERP II
طرحها و موضوعات کلانی وجود دارند که باعث تثبیت جایگاه آتی سیستمهای تجاری توسعه یافته همچون ERP II خواهند شد. این طرحها که خــمیر مایه اصلی آنها شامل تغییرات فناوری می شود بر استراتژی تجاری و ایده های اساسی درخصوص ارائه خدمات بهتر به مشتریان و ارائه محصولات و خدمات متمایز تاکید می کنند.
ERP II نیز باید بر ارائه جریان صریح و دقیق از اطلاعات هماهنگ تمرکز نماید که این شامل جریان اطلاعات در تمام بخشها و قسمتهایی می شود که دارای سخت افزار ها و نرم افزار های پراکنده در نقاط مختلف جهان ، بین شرکتها ، مشتریان، سهام داران و مالکان قانونی هستند. برای این منظور لازم است سیستم هایی همچون ERP l ، SCM و CRM به عنوان خمیر مایه های اصلی سیستم ERP II با هم ترکیب شوند. همانطور که در شکل 2 نیز مشاهده کردیم این ادغام به صورت ترکیب زنجیره ای قابل تعریف است.
راه حل‌ها و جایگزین‌هـا در سیسـتم ERP II
طبق اظهارات جانستون (2002) بازار شرکتهای فروشنده نرم افزار سیستم های تجاری در سال 2001 قریب به 47 میلیارد ریال دلار بوده که 40 درصد آن (درحدود 19 میلیارد دلار) به ERP اختصاص یافته است. این بازار وسیع موجب تثبیت دومین موضوع مهم برای سیستم ERP II شده و آن عبارت است از « تشخیص میزان اهمیت راه حل ها و گزینه های مختلف ». به عبارت دیگر توجه به این امر که کاربرد بعضی نرم افزارها در مقایسه با بقیه از اهمیت بیشتری برخوردار است (برای مثال نرم افزاری که دارای بازگشت سرمایه، کسب مزیت بازاریابی و کاهش درهزینه باشد). در این بین سازمانها نیز باید یاد بگیرند که چگونه کاربردها و عملکرد ها را اولویت بندی کنند تا بر روی عملکرد سود و زیان بیشترین تاثیر را بگذارند.
سومین موضوعی که باعث تثبیت ERP II می شود ، جریان صریح اطلاعات و تمرکز بر کاربردهایی اسـت که تاثیر عمده آن بر در آمدها ، هزینه ها و رضایت مشتریان یعنی خدمات از طریق وب است. شبکه های اینترنت ، اکسترانت و اینترانت نقش اصلی را در این ارتباطات ایفا نموده و سرعت و اطمینان در آنها به عنوان نقطه اصلی فروش است.
نظر به اینکه بیشتر خدمات وب در حیطه مباحث IT است، شرکتهای متقاضی به‌کارگیری آن برای ترکیب داده ها و ارتباطات عملکردی چند جانبه می بایست به جای تاکید صرف بر نیروی متخصص IT به مسئولیت نتایج احتمالی خدمات وب نیز توجه داشته باشند و در این خصوص می بایست ضمن تعریف عملکرد مطلوب، حمایت مدیریت عالی و سایر سهامداران را که متاثر از ابعاد تجاری مناسب است، جلب نمایند. چهارمین عاملی که باعث تثبیت سیرآتیERP II می‌شوند، توسعه های تکنولوژیک و پشتیبانی مراکزی همچون ارائه دهندگان خدمات کاربردی، تبادلات و بازار ها و سازمانهای استاندارد است. ارائه دهندگان خدمات کاربردی برای اغلب شرکتها به عنوان عامل سوم در فروش به ایفای نقش می پردازد، ولی باید توجه داشت که با ظهور نسلهای نوین نرم افزاری و ابزارهای کاربردی ، ارائه دهندگان خدمات کاربردی ممکن است اعتبار خود را از دست بدهند و با توجه به اینکه امنیت و هزینه دو مشکل اساسی برای آنهاست احتمال جایگزینی ERP II هر روز بیشتر می‌شود.
تبادلات و بازارها که از آنها به تجارت مشترک تعبیر می شود ، دارای مزایایی همچون سرعت، قیمت پایین، تبادل سریع اطلاعات و توانایی مشارکت است. ولی مضراتی همچون فشار حاشیه ای بر فروشندگان و ایجاد نیروی فرسایشی بین روابط مشتریان و فروشندگان نیز دارد.
مباحث آتی مربوط با سیستم ERP II
همانطور که همر، شاپی (1993) عنوان کرده اند تمرکز عمده مهندسی مجدد بر ارزش افزوده و مدیریت فرآیند تجاری بوده و طبق مطالعات فینگار (2002) واژه هایی مثل ناب، بهنگام و مشارکت، قابلیت پاسخگویی ، سازگاری و انعطاف پذیری کمتری در مقایسه با این فرآیند دارند. دلیل این ادعا نیز آن است که ظهور روشهای نوین تجاری و تغییر فرآیندها عواملی هستند که تاثیر مثبت بر روی کالا و جریان خدمات داشته و نباید به عنوان عوامل مخرب به آنها نگاه کرد و در این رهگذر مهندسی مجدد و مدیریت فرایند تجاری نیز با تاکید بر ارزشهای پرسنلی ، کوچک سازی و تامین منابع از خارج نقش عمده‌ای ایفا می کنند.
در پایان و قبل از پرداختن به بخش نتیجه گیری باید گفت هر طرحی در راستای اجرا و پیاده سازی سیستم ERP II می‌بایست موضوعات مدیریتی و انسانی مرتبط با آن را پوشش دهد . آینده سیستم های تجاری توسعه یافته درگرو توجه شرکتها ، مشتریان و فروشندگان به IT به عنوان زیر ساختار اصلی ارتباطات الکترونیک بوده و باید توجه داشت که هیچ کدام از این مسائل بدون ریسک نبوده و شناسائی و تعیین مواردی همچون مقاومت در برابر تغییر، توجه به فرهنگ ملی ، آموزش کاربران و جلوگیری از دخالت و نفوذ بی جای افراد می تواند در نهایت استراتژی تجاری موسسه را با موفقیت همراه سازد.
نتیجــه گیری
-
فناوری اطلاعات به عنوان اصلی ترین زیرساخت سیستم های تجاری توسعه یافته است، از این رو لازم است صنایع مختلف برای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی پیشرفته اقدام به تبیین استراتژیهای تجاری و سرمایه گذاری در زمینه گسترش و توسعه IT کنند که نتیجه نهایی آن کسب مزیتهای رقابتی و دستیابی به استانداردهای جهانی کیفیت است.
-
جذب سرمایه گذاران خارجی در راستای توسعه زیر ساختهای اقتصادی کشور، می‌تواند ضمن تجهیز منابع مالی باعث تسریع در دستیابی به تکنولوژیهای نوین جهانی شود .
-
به‌کارگیری تکنیک‌های عملیات سلولی در اجرا و پیاده سازی پروژه های عظیمی همچون ERP II می‌تواند باعث پیشرفت زمان اتمام پروژه شود.
-
آموزش کاربران قبلی و استخدام کاربران متخصص می‌تواند ضمن جلب توافق آنها برای جایگزینی سیستمهای نوین برنامه ریزی باعث تعامل بهینه تجربه و علم شود.
-
باید توجه داشت ،عدم تعیین زمان واقعی برای اتمام پروژه های سازمانی باعث نواخته شدن «آهنگ مرگ» در هر صنعتی خواهد شد.
-
توجه به داده های کاربردی و جلوگیری از انباشت داده های غیر مفید پس از اجرا و پیاده سازی سیستم های ERP II ضمن حداکثر ساختن کارایی سیستم باعث پشتیبانی از تصمیمات مدیران عالی سازمان می شود .
-
جلب حمایتهای اجرایی مدیریت عالی سازمان ، به‌کار گیری مدیران با تجربه دراجرای پروژه ، تعیین هزینه‌های واقعی و پنهان اجرا و پیاده سازی سیستم های تجاری توسعه یافته باعث تسریع در رسیدن به موارد فوق الذکر می شود.
-
برآورد ریسکهای احتمالی و تعیین نرخ بازگشت سرمایه گذاری در فرآیند اجرای سیستم ERP II باعث برنامه‌ریزی واقع گرایانه خواهد شد.
-
لزوم خانه تکانی در روشهای قبلی تولید و به‌کارگیری تکنیک ها و تکنولوژی های نوین در صنایع تولیدی(BPR ) پایه و اساس استقرار سیستم ERP II است.
