هفت اصل اساسی در کاهش هزینه‌های فناوری در سازمان‌ها

یک شرکت اگر دو یا 200 کارمند هم داشته باشد، با رعایت چند اصل آسان می‌تواند هزینه‌های خود را در این بخش تا اندازه زیادی کاهش دهد که در زیر به این اصول اشاره شده است:

1. استفاده از نرم‌افزارهای متن‌باز و رایگان: زمانی که یک سازمان قصد به‌روزرسانی سیستم‌های نرم‌افزاری خود را دارد تا از این طریق بتواند کارایی خود را افزایش دهد، نرم‌افزارهای متن‌باز می‌تواند کمک‌های فراوانی بکند که از جمله آن‌ها می‌توان به مجموعه نرم‌افزاری OpenOffice.org اشاره کرد که کلیه امکانات مورد نیاز سازمان را در اختیار آن‌ها می‌گذارد.
2. ارتباطات مخابراتی: مرکز تحقیقاتی گارتنر پیش‌بینی کرده است، در سال 2009 میلادی بیش از 25 درصد کارمندان آمریکایی از طریق سیستم‌های مخابراتی و ارتباطی وظایف خود را انجام می‌دهند. این روش به شما امکان می‌دهد تا کارمندان به جای پرداخت هزینه رفت و آمد و استفاده از منابع داخلی سازمان، در منزل خود وظایف محوله را انجام دهند. این اتفاق امروزه از طریق روش‌های فراوانی قابل انجام است.
3. برگزاری جلسات آنلاین و اینترنتی: در حالی که شما می‌توانید به صورت آنلاین با کارمندان خود صحبت کنید و جلسات خود را برگزار کنید، چرا باید به صورت فیزیکی با آن‌ها در تماس باشید؟ استفاده از نرم‌افزارهای رایگان برای برگزاری کنفرانس‌های ویدیویی مثل سرویس Skype به شما امکان می‌دهد که با اتصال به اینترنت، از طریق وبکمی که به کامپیوتر شخصی متصل شده است، جلسات آنلاین برگزار کنید. اجرای این اصل هزینه‌های سازمانی را تا اندازه زیادی کاهش می‌دهد.
4. خرید سخت‌افزارهای نسبتا جدید: در حالی که سازمان شما به سخت‌افزارهای جدید نیاز دارد، شما می‌توانید با پرداخت هزینه کمتر، مدل‌هایی از این سخت‌افزارها را خریداری کنید که طی چند ماه گذشته به بازار معرفی شده است و نسبت به آخرین مدل موجود قیمت کمتری دارد. این اصل که می‌تواند به صورت مداوم در سازمان پیگیری شود، تاثیر فراوانی بر کاهش هزینه‌ها خواهد داشت.
5. کاهش هزینه‌های چاپ: چاپ کاغذ و انتشار یادداشت‌های روزانه بین کارمندان یکی از مسایلی است که هزینه‌های فراوانی را به سازمان تحمیل می‌کند. در یک سازمان، به جای آنکه به تعداد کارمندان کاغذهای یادداشت چاپ شود و کارمندان از این طریق در جریان آخرین تحولات سازمان قرار گیرند، شما می‌توانید با چاپ این مطالب روی یک کاغذ و انتشار آن روی تابلویی که برای همه کارمندان قابل رویت است، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.
6. فعالیت‌های خارج از سازمان: بسیاری از سازما‌ن‌ها برای مدیریت سیستم‌های کامپیوتری و شبکه خود به یک مدیر IT هزینه‌های فراوان پرداخت می‌کنند. یا اینکه، در برخی مواقع برای انجام یک پروژه اینترنتی مجبورند با استخدام چند کارمندان و پرداخت کلیه حقوق و مزایای آن‌ها، این پروژه را به اتمام برسانند. اما محول کردن این قبیل فعالیت‌ها به اشخاصی که کارمندان سازمان نیستند و می‌توانند به صورت پاره‌وقت و یا در فضای دیگر این کارهای را انجام دهند، هزینه‌ها را تا اندازه زیادی کاهش می‌دهد.
7. استفاده از نرم‌افزارهای مجازی‌سازی: نرم‌افزارهای مجازی‌سازی از جمله روش‌های محسوب می‌شوند که هزینه‌های سازمانی را تا چندین برابر کاهش می‌دهند. این نرم‌افزارها می‌توانند در ادغام سرورهای موجود و کاهش زمان گرفتن نسخه پشتیبان و بازیابی اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند. با توجه به اینکه نرم‌افزارهای مجازی‌سازی تعداد سرورهای موجود در سازمان را کاهش می‌دهند، این روند می‌تواند در کاهش هزینه‌های سازمانی نیز موثر باشد.