اطلاعات نیاز حیاتی مدیریت سازمان
در حدود سه دهه پیش یعنی درست زمانی که سازمان ها و مدیران عصر صنعتی را تجربه می کردند استفاده کمی و کیفی از اطلاعات امری مهجور و دور از توجه بود. غالب برنامه ها و فعالیت های سازمان ها بر مبنای نیروی انسانی و ماشین طراحی و انجام می شد و این دو ، مقیاس های سنجش توانمندی های یک سازمان محسوب می شدند.
در چند سال اخیر سازمان ها با گذر از عصر ارتباطات در ورود به عصر اطلاعات شاهد تحولات چشمگیری در عرصه مدیریت بودند. بنابر این شاخص های سنتی رقابت در بازار به خصوص در سطح جهانی دیگر قابل اتکا نبودند در این شرایط بود که مسئله برخود مناسب با اطلاعات درونی و بیرونی سازمان مورد توجه مدیران قرار گرفت و به مرور نظام هایی برای ایجاد جریانی پیوسته در جهت تولید به هنگام و مناسب اطلاعات، پردازش فنی اطلاعات و توزیع دقیق و متناسب با نیاز آن شکل گرفت. توسعه چنین نظام هایی نقش بسیار مهمی در ارتقا سطح کیفی کار مدیران به خصوص در تصمیم گیری های اجرایی و برنامه ریزی داشت. با این دیدگاه بود که از آن پس اطلاعات به عنوان جزیی ا سرمایه سازمان ها به حساب آمد و بهره گیری مناسب و بهینه از آن به عنوان یک عنصر ارزش افزا مورد توجه جدی قرار گرفت. همین امر تاثیر متقابلی بر توسعه جایگاه مدیرت نیز داشت چرا که ابزارهای مناسبی برای تسهیل روند مدیریت با هدف ایجاد تمرکز بیشتر بر رسالتهای اصلی سازمان فراهم کرد. پایان عصر صنعتی و ورود به عصر ارتباطات و پس از آن عصر اطلاعات که با خلق مفاهیم جدیدی همچون دهکده جهانی همراه بود مدیران را با رویکردهای تازه ای مواجه ساخت که آنها را مجبور می کرد نگرش ها و دیدگاههای خود را با ابعاد گسترده جهانی هماهنگ سازند و به دنبال راهکارهای تازه ای برای موفقیت در رقابت های پیچیده تر باشند این تحولات سرچشمه گرایش مدیران به اطلاعات و پی ریزی و توسعه سیستم های اطلاعاتی جهت پالایش داده های خام و استخراج اطلاعات بود که امروزه به نیاز حیاتی برا مدیریت سازمان تبدیل شده اند.
عوامل ایجاد تحول در کسب و کار سازمان ها
همانطور که پیش تر ذکر شد گذار از عصر صنعتی و ورود به عصر ارتباطات نتایج جالب توجه و عمیقی در سازمان ها برجای گذاشت. سازمان ها و بنگاههای اقتصادی به دلیل دورنماندن از فرآیندهای رقابتی از جمله جایگاههایی هستند که همیشه در پروسه های گذار بیشترین یا بهتر بگوییم اولین تاثیرات را می پذیرند و خود را با تغییرات هماهنگ می سازند. کارشناسان سه دلیل عمده برای تحولات اخیر در سازمان های امروزی قائل هستند.
- پدیده جهانی شدن به خصوص از منظر اقتصادی
- تغییر فرهنگ اقتصاد جهانی از اقتصاد صنعتی به اقتصاد خدماتی دانش محور
- پدیده فناوری اطلاعات
در تمام این موارد نقش اطلاعات به عنوان عامل اصلی یا یکی از شاخص های مهم تحول، غیر قابل چشم پوشی است.
شاید هیچ تعبیر و اصطلاحی به زیبایی عبارت دهکده جهانی نتواند مفهوم جهانی شدن را بیان نماید اما نکته ای که بیش از هر چیز توجه ما را به سوی خود جلب می کند توسعه چشمگیر جهانی شدن در ساختارها و نظام های اقتصادی کشورهای مختلف دنیاست. بهینه سازی و رفع معضلات اقتصاد صنعتی با استفاده از ارزش و جایگاهی که اطلاعات در سازمان ها و بنگاههای اقتصادی یافته بود زمینه مساعدی را برای توسعه کمی و کیفی خدمات فراهم آورد و باعث توسعه روند تعاملات سازمان با سازمان و سازمان با مشتری شد. پدیده جهانی شدن موجب شده است که سطح نگرش مدیران سازمان ها به مسئله بازار در ابعاد جهانی گسترش یابد و به همین علت رقابت سازمان های محلی به سطح جهانی کشیده شود و اصولاً سیستم ها و نظام های نوینی در فرایند تقاضا و عرضه کالا شکل گیرد.
همگام با پدیده جهانی شدن اقتصاد، افزایش تولید کننده ها و بالا رفتن میزان رقابت برای به دست آوردن مشتریان بیشتر همچنین توسعه نظام های استاندارد و کیفیت در سطح جهان اکثرسازمان های همکار یا به عبارت بهتر رقیب از نظر کمیت و کیفیت تولید به سطح مطلوب مشتری رسیدند. اما آنها همچنان تمایل به توسعه و در اختیار گرفتن سهم بیشتری از بازار داشتند لذا شروع به ایجاد یک نگرش جدید در برنامه ای کلان اقتصادی خود کردند و توجه خود را معطوف به توسعه اقتصادی سازمان بر اساس بسترهای اطلاعاتی و نظام های دانش مدار کردند. به همین دلیل بود که به یکباره جایگاه مشتری در نزد سازمان ها تغییر کرد و انها سعی کردند با استفاده از گسترش اطلاع رسانی و خدمات خود را به شعار مشتری مداری نزدیک سازند. البته فراموش نکنید این نگرش شکل نمی گرفت و دست کم دوام نمی یافت مگر اینکه سازمان ها نسبت به ساختار منابع انسانی و مدیریتی خود نیز درون نگری و بازمهندسی لازم را می کردند تا خود را با چهارچوب ها و استانداردهای لازم منطبق سازند.
توسعه و حرکت بر پایه اقتصاد دانش محور امکان پذیر نبود مگر اینکه به مرور امکانات و ملزومات مورد نیاز برای آن فراهم شود ارتباط و تعامل فراوانی که اقتصاد دانش محور با مسئله اطلاعات روزآمد و فناوریهای الکترونیکی مختلف پیدا کرده غیر قابل انکار است. شاید به جزات بتوان گفت این دو در سازمان ها سرمایه گذاری در زمینه فناوری ارتباطی و اطلاعاتی است از سوی دیگر می بینیم که رشد همه جانبه فناوری اطلاعات تا چه حد در بهبود کیفیت و سرعت خدمات رسانی به مشتریان موثر بوده است. به عنوان مثال افزایش استفاده از کارتهای اعتباری به جای پول نقد، امکان خرید و فروش های الکترونیکی زمینه خوبی را برای سازمان ها به وجود آورده تا از این طریق سرویس های بهتر و پیشرفته تری را به مشتریان ارائه دهند.
از بعد دیگر فناوری اطلاعات تاثیر فراوانی در تسهیل فرآیند مدیریت بر جای گذاشته است به گونه ای که با در اختیار گذاشتن ابزارهای تولید، پردازش و توزیع اطلاعات به مدیران در سطوح مختلف این امکان را داده است که با دقت و دانش بیشتری بتوانند بر جریان حرکت اطلاعات در سازمان خود نظارت داشته باشند و مدیریت سنجیده تر و فنی تری بر آن بنمایند .
