نگاهی به پورتال های سازمانی

مطالعه دوباره و چندباره تعاریف مختلفی که از پورتال ارائه شده است، معمولا برای شناخت این مفهوم ناکافی و در بعضی از موارد ناکارآمد است. آنچه که به عنوان تعریف از این مفهوم ارائه می شود، و ما نیز در این نوشته ملزم به ارائه تعریف برای ورود به بحث در خصوص پورتالها هستیم، وجه تمایز کاملی برای تشخیص یک پرتال از وب سایت به دست نمی دهد. از سوی دیگر سوء کاربرد های مختلف و استفاده نابجا از این کلمه خود باعث سردرگمی حتی کاربران حرفه ای وب می شود.
نگارنده معتقد است که حتی ارائه تعریف، بررسی کاربرد های مختلف و متنوع پورتال و حتی ذکر مثال های مختلف موجود در پهنه وب هم نمی تواند کاملا از پس القای مفهوم درست و کامل پورتال برآید. در این میان علاوه بر اشاره به کاربرد های مختلف امروزی پورتال، شناخت تکنولوژی های مختلف پیاده سازی آن نیز قدمی رو به جلو است برای شناخت بهتر پورتال.

تعریف پورتال

پورتال در لغت به معنای "دروازه"، "دریچه" و "محل ورود" است. در علم معماری پورتال یک واژه عمومی برای توصیف یک ورودی مجلل به ساختمانی مهم است.
در فناوری اطلاعات، همان طور که اشاره رفت، تعاریف متنوعی برای این مفهوم ارائه شده است. تعاریفی که به انواع نگرشی که به این مفهوم وجود دارد، بستگی دارد.
توربان در "کتاب فناوری اطلاعات برای مدیران" پورتال ها را اینگونه معرفی کرده است: دروازه های شخصی مبتنی بر وب که به روی دانش و اطلاعات موجود در محیط های محاسبه شبکه ای (Network Computing) باز می شوند.
در تعریف دیگری آمده است پرتال سایتی است که به عنوان یک درگاه ورودی برای کاربرانی که می خواهند به دنیای اینترنت وارد شوند عمل می­کند و فهرست و لینک سایت های مورد نظر را بصورت دسته ­بندی شده در اختیار مراجعه کننده قرار می­دهد. سایت ویکی پدیا پورتال وب (Web Portal) را سایتی معرفی می کند که به عنوان نقطه دسترسی (point of access) به اطلاعات پهنه وب عمل می کند. پورتال ها اطلاعات مختلف را از منابع متنوع و حتی متضاد در یک مسیر یکپارچه ارائه می کنند.
در هر صورت با نگاهی به تعاریف متنوع و مختلف پورتال یک نقطه مشترک در تمامی آنها یافت می شود که مشابه همان معنای لغوی آن است. پورتال صفحه وب واسطی است که به عنوان دروازه ورودی امکان دسترسی آسان را به خدمات و اطلاعاتی که کاربر، برای انجام خواسته اش نیاز دارد، فراهم می کند.
این نکته بسیار مهم را نباید از نظر دور داشت که با گسترش روزافزون استفاده از پورتالها، کاربرد های متنوعی نیز برای آنها مورد توجه قرار گرفته است. اگر زمانی یک پورتال می توانست در واقع یک وب دایرکتوری طبقه بندی شده از فهرست انواع و اقسام سایت های موجود در وب باشد، امروزه با ظهور تکنولوژی های مختلف پیاده سازی پورتال و با وجود نسل های مختلف پورتال، انتظارات مختلفی از پورتالها وجود دارد. و به نظر نویسنده اتفاقا همین استفاده های مختلف از پورتال است که تعاریف مختلفی از آن را پیش رو گذاشته است. از همین روست که شناخت پورتالها بدون معرفی انواع استفاده های امروزی از پورتال و نیز بدون معرفی تکنولوژیها و شرکت های عرضه کننده محصولات پورتال، شناختی سطحی و مبهم است.

جنگ پورتالها

در اواخر دهه ?? میلادی و همزمان با گسترش، توسعه و فزونی مرورگرهای وب، بسیاری از شرکتها به سمت تولید و استفاده از پورتال حرکت کردند. این امر جهت به دست آوردن بخشی از بازار اینترنتی پدیدآمده در آن سالها بود. پورتالها مورد توجه خاصی قرار گرفتند چون برای بسیاری از کاربران نقطه شروع مرور وب و صفحات خانه مرورگرهای وب (Web Browsers) بودند. نت اسکیپ بخشی از AOL شد، شرکت والت دیسنی go. com را راه اندازی کرد و Excite بخشی از شرکت بزرگ مخابرات AT&T شد. بسیاری از پورتالها کار خود را به صورت فهرستواره وب (Web Directory) ویا موتور جستجو آغاز کردند. YAHOO از وب دایرکتوریها و Excite، AltaVista، infoseek و Hotbot از موتورهای جستجوی آن سال ها بودند. گسترش خدمات مهمترین استراتژی این شرکتها برای افزایش زمان ماندگاری و حضور بیشتر کاربران در پورتالها بود. خدماتی که نیاز به ثبت نام داشت روز به روز به این سایتها اضافه می شد. از ایمیل رایگان و اتاق های چت تا گروه های اینترنتی و بازیها همه و همه خدماتی بودند که باعث می شد حضور کاربر در این پورتالها طولانی تر و در نتیجه درآمد حاصل از تبلیغات این شرکتها افزایش یابد.
جنگ دیوانه وار پورتال ها تا سال های ???? و ???? که سال های افول شرکت های دات کام بود ادامه داشت. پس از این سال ها یاهو یکه تاز این میدان شد تا آنکه رقیب تازه ای به نام گوگل به میدان رقابت آمد.

چرا پورتال؟

اجبار و الزام امروزی استفاده از پورتالها صرفا به دلیل حجم وسیع اطلاعات موجود یا به عبارتی انفجار اطلاعات نیست. علاوه بر انفجار اطلاعات، پهنه وب امروزی با ناهمگونی (heterogeneous) پلت فرمها نیز مواجه است. اطلاعات نه تنها در یک مکان فیزیکی نیستند، بلکه روی سیستم های مختلفی با انواع متنوعی از سخت افزارها، سیستم های عامل و نرم افزارها قرار گرفته اند که فراهم آوردن بستری برای دسترسی به این اطلاعات از مجرای واحد و یکپارچه، از دلایل استفاده از پورتال است. اغلب داشتن یک نرم افزار متمرکز که امکان دسترسی و به اشتراک گذاری اطلاعات میان نرم افزار های مختلف دیگر را در یک سازمان فراهم کند یک نیاز اساسی است. همچنین کاربران علاقه مندند تا همواره از طریق یک نقطه دسترسی به تمام خدمات و اطلاعات مورد نیاز خود ،که روی سیستم های مختلفی قرار دارند، دسترسی داشته باشند. راهبران و مدیران سیستمها نیز دقیقا خواسته های مشابهی را در خصوص راهبری تمامی سیستمها از طریق یک سیستم مرکزی و یکپارچه دارند.
به طور کلی می توان عمده ترین مزایای استفاده از پورتال را تحت عناوین ذیل خلاصه کرد:

• کاهش هزینه ایجاد، به روزرسانی و نگهداری سیستم
• حل معضلاتی چون پیچیدگی مدیریت سیستم، افزونگی اطلاعات و تداخل اطلاعات
• استفاده از پورتال به عنوان یک مزیت رقابتی بین سازمانهای خصوصی و دولتی
• یگانه منبع تعاملی در رابطه با اطلاعات و خدمات سازمانها و جامعیت و یکپارچگی سیستم ارائه دهنده خدمات
• سازماندهی محتویات و برنامه های کاربردی سازمانها به طوری که نیاز گروههای مختلف موجود برآورده می­شود.
• نهادینه شدن فناوری اطلاعات در سازمان به منظور مدیریت اطلاعات و دانش
• امکان تصمیم گیری، کنترل و نظارت بهتر مدیران ارشد جهت نیل به اهداف سازمان بر اساس اطلاعات دقیق و به روز
• کاهش چشمگیر هزینه­ها
• عملکرد بهتر سازمان بخاطر تجمیع اطلاعات سایتهای مختلف در یک نمای واحد
• افزایش رضایتمندی مشتریان و کاربران
• افزایش بهره وری بواسطه تعاملات بهتر بین کارکنان و مشتریان
• یکپارچه­سازی اطلاعات و خدمات و تسهیل در ارائه آن
• دسترسی آسان به برنامه های کاربردی
• تنوع در ارائه سرویسها و خدمات
• دسترسی پویا به محتویات اطلاعات برنامه ها و روندهای کاری و اداری مختلف
• رعایت محرمانگی در ارائه اطلاعات

انواع پورتالها

معیاری که با استفاده از آن پورتالها را از یکدیگر تفکیک می کنیم استفاده و کاربرد های مختلف پورتالهاست. این استفاده های متنوع خود پدیدآورنده قابلیت های مختلف برای پورتالهاست که باعث تشخیص آنها از یکدیگر نیز می شود.

• پورتال های شخصی (مانند کامپیوتر های شخصی): سایتی در پهنه وب که عموما امکانات شخصی سازی شده ای را به مراجعین خود ارائه می کند. این پورتالها طراحی شده اند تا با استفاده از نرم افزار های کاربردی توزیع شده (Distributed Application) و انواع و اقسام سخت افزارها و نرم افزار های دیگر خدماتی را از منابع مختلف ارائه کنند. استفاده های تجاری از اینگونه پورتالها آنها را ملزم به ارائه خدمات بر روی گونه های مختلفی از تجهیزات کامپیوتری مانند کامپیوتر های شخصی، PDAها و گوشی های تلفن همراه می کند. YAHOO یک مثال خوب برای این دسته است.
• پورتال های منطقه ای: پورتال های منطقه ای به عنوان درگاه هایی برای دسترسی به خدمات و اطلاعات خاص مربوط به مناطق تحت پوشش خود عمل می کنند. این اطلاعات می تواند شامل وضعیت آب و هوا، اوقات شرعی، نقشه مناطق و خیابانها و اطلاعات تجاری مربوط به بخش های تحت پوشش باشد. Sina.com برای چین، rediff برای هند وnaver.com برای کره مثالهایی برای این گروه هستند.
• پورتال های دولتی: پورتالهایی که نهاد های دولتی برای اطلاع رسانی و خدمت رسانی به مخاطبین خود ایجاد می کنند. پورتال های بسیاری از وزارتخانه های کشور می تواند مثال خوبی برای این دسته باشد.
• پورتال های سازمانی (Enterprise Portals): این پورتالها به عنوان چارچوبی برای تجمیع و یکپارچگی اطلاعات، افراد و فرایند های سازمانی مورد استفاده قرار می گیرند. عموما این پورتالها با استفاده از ماژول های خاصی که به پرتلت (Portlet) معروفند اطلاعات را تجمیع، دسته بندی و در اختیار قرار می دهند. پرتلتها همانند یک نرم افزار مبتنی بر وب هستند که در یک پورتال میزبانی می شوند. معمولا یک صفحه پورتال حاوی پنجره های پرتلت مختلفی است که قابل جابجایی، حذف و اضافه توسط کاربر هستند. iGoogle و !MyYAHOO مثال های خوبی از صفحات پورتال هستند که به کاربر امکان اضافه کردن پرتلتهایی چون email، groups، news و غیره را می دهند.
• پورتال های صوتی (Voice Portals): یکی از پورتالهایی که پیش بینی می شود در سال های آینده با توجه به گسترش بیش از بیش گوشی های همراه و نیز فناوری مرورگرهای صوتی، مورد توجه خاص قرار گیرد پورتال های صوتی است که در آن امکان دسترسی به خدمات و اطلاعات از طریق صدا فراهم می آید.

پورتالهای دیگری نیز در این میان وجود دارند که تقریبا می توان آنها را در قالب همین پورتالها دسته بندی کرد. پورتال های سرگرمی، پورتال های محیطی، پورتال های سرمایه گذاری، پورتال های خرید و فروش، پورتال های تجاری و پورتال های ترکیبی.

پورتال های سازمانی

در سال های جنگ پورتالها یعنی اواخر دهه ??میلادی، بسیاری از تولیدکنندگان نرم افزارها، بسته های نرم افزاری را ارائه کردند که به سازمانها اجازه می داد پورتال های سازمانی خود را ساده تر و سریعتر پیاده سازی کنند.
در سال ???? تولید کنندگان پورتال های سازمانی مبتنی بر Java استانداردی را تحت عنوان JSR-??? ارائه کردند. این استاندارد یک API را برای تعامل بهتر میان پورتال های سازمانی و پرتلتها معین کرده است. پس از آن تولیدکنندگان نرم افزار این امکان را یافتند تا پرتلتهایی تولید کنند که در هر پورتال سازمانی که JSR-??? را پشتیبانی می کند قابل استفاده باشد. در حال حاضر پیش نویس نسخه بعدی این استاندارد با نام JSR-??? در مراحل بررسی است.

حرف آخر

پورتال ها دارای انواع کاربرد و تکنولوژی های تولید مختلفی هستند که بدون توجه به آنها شناخت پورتال ناقص و مبهم است. ولی در هر صورت تمامی پورتالها در یک مفهوم اشتراک دارند: پورتال صفحه وب واسطی است که به عنوان دروازه ورودی امکان دسترس آسان را به خدمات و اطلاعاتی که کاربر، برای انجام خواسته اش نیاز دارد فراهم می کند.
بسیاری از کارشناسان سال های آتی را سال های جنگ میان تولید کنندگان پورتال های سازمانی (Enterprise Portals) می دانند. چرا که بسیاری از سیستم های سازمانی مانند CRM و SCM و بسیاری از خدمات الکترونیکی سازمانها و حتی دولتها به سمت تجمیع در یک پورتال سازمانی حرکت می کند. حتی پورتال های کوچکتر در قالب پورتال های بزرگتر تجمیع می شوند. جهت گیری شرکتهایی چون IBM، Oracle، Microsoft، SUN، SAP و دیگران در تولید پورتال های سازمانی نیز موید چنین آینده ای است. کم کم روزگار وب سایت های معمولی به سر می آید و شرکت های ایرانی نیز باید به فکر مهاجرت به سوی پورتال های سازمانی باشند.