مفاهیم پورتال های سازمانی

یک پورتال سازمانی را می توان به این شکل تعریف کرد:
پورتال های سازمانی برنامه های کاربردی هستند که به شرکت ها امکان آزادسازی و دسترسی به اطلاعات ذخیره شده در
داخل و خارج سازمان را می دهند و برای کاربران، دروازه منفردی از اطلاعات شخصی شده فراهم می کنند تا با کمک آن، بتوانند آگاهانه تصمیم گیری نمایند
پورتال های سازمانی را فقط دروازه ورود به اطلاعات سازمانی نمی داند و بیان می کند پورتال هایی که تنها روی محتوا تمرکز می کنند برای سازمانها مناسب نیستند. پورتال های سازمانی باید علاوه بر اتصال ما به هر چیز، امکان ارتباط ما با اشخاص مورد نیاز ما را نیز فراهم کنند و تمام ابزارهایی را که برای کار با همدیگر نیاز داریم در اختیار ما بگذارند
اما یک تعریف جامع و خلاصه از پورتال به این صورت است:
یک نقطه واحد دسترسی(SPOA) برای سازماندهی، تعامل، توزیع و ادغام دانش سازمانی با وجود آن که بکارگیری پورتال های سازمانی منجر به کاهش هزینه، سازماندهی و ساخت یافتگی اطلاعات و زمان دسترسی کمتر می شود، اما مزیت رقابتی آنها در فیلتر سازی، هدفمند سازی و دسته بندی اطلاعات است، به طوری که کاربران فقط آنچه را نیاز دارند، دریافت می کنند.
پورتال های سازمانی ساختارها و ویژگیهای نسبتاً پیچیده ای دارند، اما تعریف عناصر و وظایف آنها نسبتاً ساده است. نخست از جنبه عملیاتی، قدرت پورتال های سازمانی در توانایی آنها برای فراهم کردن دسترسی مبتنی بر وب به اطلاعات، برنامه های کاربردی و فرایندهای سازمانی است. دوم، از جنبه عمکردی، آنها با بهره گیری از قدرت سیستم های اطلاعاتی، منابع ذخیره سازی داده ها، شبکه ها، ایستگاههای کاری، سرویس دهنده ها و برنامه های کاربردی موجود و سایر پایگاههای برای هر کارمندی در هر زمان و مکان و همچنین درهر موقعیتی ازسازمان، امکان دسترسی فوری وی به، (KB) دانایی مجموعه ای از داد ههای سازمانی را فراهم می کنند، دست یابی به این قابلیت ها امکان پذیر است، چون اساساً چارچوب و بدنه کلی پورتال ها، روی تحویل متمرکز اطلاعات از پایگاه داده های نامتجانس به کاربران است

ویژگی های اصلی پورتال های سازمانی

نقطه دسترسی منفرد
پورتال یک دروازه منفرد یا نقطه برقراری ارتباط برای تایید ورود کاربران دارد. پورتال باید نقطه ورود به سازمان، وب و حتی کامپیوتر رومیزی کاربر باشد سفارشی سازی و شخصی سازی ظاهر و محتوای فضای کاری کاربر مجاز به انتخاب مجموعه شخصی شده ای از ویژگی های ظاهری و محتوایی است، به شکلی که فضای کاری هر کاربر می تواند با دیگری متفاوت باشد پورتال های شخصی شده به طور خودکار اطلاعات و منابع مختلف را بر اساس نقش، حق دسترسی، علاقه مندی ها یا استفاده گذشته کاربر در اختیار وی قرار می دهند.
کاربر نهایی این امکان را دارد که در کانال های اطلاعاتی و هشدارها عضو شده یا عضویت خود را فسخ کند این کانال های اطلاعاتی یا هشدارها که توسط کاربر تعریف یا انتخاب می شوند، می توانند از منابع اطلاعاتی داخلی یا خارجی باشند. پورتال با توجه به این تنظیمات، اطلاعاتی را که ممکن است برای کاربر مفید باشد یا به او مربوط می شود، دراختیارش می گذارد یا برایش ارسال می کند. با این روش، کاربر مجبور نیست در کار اصلی خود وقفه ایجاد کرده و به جستجو و مرور اطلاعات مورد نیاز خود بپردازد

جستجوی اطلاعات
اسنادی که به وسیله کارمندان، همکاران، مشتریان و رقبا ایجاد شده اند، اغلب مهمترین اطلاعات موجود در سازمان هستند
که معمولاً در مکانهای متعددی پراکنده اند. به این دلیل ، امکان جستجوی جامع و یکپارچه بین چند منبع اطلاعاتی نامتجانس بسیار مهم و بنیادی است. موتور جستجوی پورتال باید بتواند ب ا فیلترسازی و تصفیه اطلاعات، نتایج را در دسته بندی های مناسبی عرضه کند

دستیابی سلسله مراتبی
توانایی ایجاد رده بندی و فرهنگ جامع اطلاعاتی و امکان تغییر آنها براساس تجارب و تغییرات در استراتژی و فرایند های کسب وکار سازمان ، منظور از رده بندی، گروه بندی موارد مشابه در یک دسته گسترده تر است. رده بندی اطلاعات، امکاناتی مانند جستجو، پشتیبانی، مرور اطلاعات، داده کاوی و تحویل اطلاعات شخصی فراهم می کند
همکاری و انجمن منظوراز همکاری، فراهم آوردن امکان دستیابی به اطلاعاتی است که توسط افراد یا گروههای کاری تولید شده اند مزایای همکاری برای سازمان ها امروزی بدیهی است. برای رسیدن به این قابلیت، ما به چیزی بیشتر از تسهیل تولید اسناد از طریق برنامه های گروه افزار و گردش کار نیاز داریم. انجمن ها و گروههای مناظره دنباله دار ، پیغام رسانی آنی و پیوند با برنامه های مدیریت پروژه و تقویم های کاری از اهمیت خاصی برخوردار است پورتال ها این امکان را فراهم می کنند که با توجه به نوع دانایی درخواست شده، تخصص مورد نیاز را در سازمان یافته و افراد را بر اساس تخصصشان در یک انجمن به همدیگر متصل کنند.

یکپارچه سازی با پایگاه داده های موجود سازمان
قادر است به انواع داده هایی که در سازمان موجود است، دسترسی داشته باشد پورتال با یکپارچه سازی EP یک منابع اطلاعاتی متعدد سازمان که در بخشهای مختلف سازمان به صورت ساخت یافته یا غیر ساخت یافته پراکنده اند، نمای متحد الشکلی از اطلاعات سازمانی فراهم می کند.

ابزارهای مدیریت محتوا
ابزارهایی که توانایی یکپارچه سازی، دسته بندی و تدوین دانش از منابع متعدد را برای ما فراهم می کنند این ابزارها، قابلیت ایجاد، تایید و درج محتوا را دارند، در ضمن به شما این امکان را می دهند تا اسناد را به قالبهای و غیره تبدیل کنید همان ماخذ پورتال علاوه بر مدیریت دوره عمر اطلاعات، می تواند XML ،PDF ،HTML دیگری چون محتوا را فیلتر کرده و آنرا به سمت شخص یا بخش مناسب هدایت کند مولفه هوشمندی کسب و کار برای برآورده کردن نیازهای اطلاعاتی کاربر، پورتال با یکپارچه سازی قابلیتهای جستجو، گزارش گیری و تحلیل، آنها را در قالب مولفه هوشمندی کسب و کار ارائه می کند و به این ترتیب، امکان مجتمع سازی اطلاعات موجود در منابع مختلف در قالب یک گزارش متنی یا گرافیکی را فراهم می سازد.
استفاده آسان کاربران می توانند سریع، آسان و با کمترین آموزش و پشتیبانی و بدون توجه به محل ذخیره سازی اطلاعات ، به اطلاعات دلخواهشان دسترسی پیدا کنند.

دستیابی پویا به منابع اطلاعاتی
پورتال قادر است به صورت پویا به اطلاعات و اشیاء ایجاد شده توسط مولفه های مدیریت محتوا و هوشمندی کسب و کار
دسترسی داشته باشد و همواره اطلاعات به روز در اختیار کاربر قرار دهد.

سایر ویژگی های پورتال ها عبارتند از:
امنیت، ابزارهای راهبری پورتال، ابزارهای ورود و صدور اطلاعات، امکانات شبکه ای و بسط و توسعه پورتال، خدمات اینترنتی مفید مخصوص کاربران و ....