پورتال و کاربرد های آن

دسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و ارایه راه حل ها و راهکارهای مختلف شده است. طبیعی است که هر یک از این روش ها و ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و در جهت رفع مشکلات موجود، ابداع و به خدمت گرفته شده اند.

پورتال های سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبکه یا اصطلاحاً شبکه محور، طراحی و به کارگیری شده اند. امروزه کمتر موسسه یا سازمانی را در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه می توان یافت که از فناوری پورتال بی بهره باشد و از آن در جهت پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نکرده باشد. پورتال های سازمانی جدای از خدماتی که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارایه می کنند، فرصت های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمان ها فراهم می کنند. این بدان مفهوم است که پورتال های سازمانی زمینه همکاری های متقابل و امکان بهره برداری از توانایی های حرفه ای و سرمایه گذاری مشترک را در فعالیت های بازرگانی فراهم می سازند.

همان طور که می دانید هدف از نظریه World Wide Web چیزی نبود جز دسترسی آسان و سریع به خدمات و محتویات اینترنتی از طریق یک Application خاص با قابلیت های مشخص که با ورود این Application ها فرصت جدیدی در عرصه سرویس دهی اینترنتی و نیز طبقه بندی اطلاعات در اینترنت به وجود آمد و این رقابت تا جایی رسید که کیفیت، ظاهر و امنیت مرورگر ها نیز برای کاربران مهم شد و بازار گرمی را برای سازندگان مرورگر ها به وجود آورد.

وب ، عامل دسترسی آسان به خدمات و محتویات مجازی و در یک کلام اینترنت است. درمورد واژه Portal نیز می توان گفت، منظور یک Gateway و یا Doorway یا همان شاهراه و دروازه است؛ دروازه ای که به تبعیت از ذات اصلی خود یعنی همان دسترسی آسان، دسترسی ما را به وب و در نهایت اینترنت راحت تر از پیش می کند و محلی می شود برای به اشتراک گذاری خدمات و محتویات توسط چند وب سایت توانمند و مورد نیاز. در ادامه به بررسی و تشریح مفهوم و کارکرد پورتال ها می پردازیم. امیدواریم این مطلب مورد توجه برنامه ریزان و مسوولان سایت iran.ir نیز قرار بگیرد.

تعریف پورتال

کلمه Portal به فارسی در فرهنگ های لغت "دریچه"، "درگاه" و "مدخل" معنی شده، اما کلمه پورتال در فناوری اطلاعات معنی متفاوتی دارد. به زبان ساده، پورتال صفحه وب واسطی است که امکان دسترسی آسان را به هر چیزی که کاربر، برای انجام وظیفه یا خواسته اش نیاز دارد، بدون توجه به اینکه محل فیزیکی آن کجاست، فراهم می کند. به بیان دیگر، پورتال "درگاهی" است به دنیایی مجازی که کاربر می تواند از طریق امکانات فراهم شده در آن، تمامی نیازهای خود را برآورده کند. نیازهایی مانند جست وجو و یا خرید(مثلا یک کتاب)، دسترسی به حساب بانکی، افزایش و کاهش اعتبار یک حساب اعتباری و یا به روز رسانی اطلاعات سخت افزاری از محل کار، پورتال همه چیز را از طریق درگاهی واحد برای کاربر خود فراهم می آورد.

اهداف اصلی وب پورتال ها

هدف وب پورتال ها، طبقه بندی اطلاعات و تعریف دسترسی آسان به آنهاست، چنان که برای جلوگیری از پراکندگی، دسترسی و نگهداری اطلاعات توسط کاربر (جلوگیری از سردرگمی کاربر)، به صورت هم زمان سرویس های اصلی و جانبی را در اختیار کاربران قرار می دهد. مجموع این سرویس ها در یک بستر اشتراکی (Account) نقطه مشترک دارند که اصلی ترین نقطه مشترک آنها ID و Profile است. اکثر وب پورتال ها در چند آیتم نقاط مشترک دارند، از جمله:

تنوع سرویس دهی، چگونگی سرویس دهی، نحوه دسترسی کاربر به سرویس، درآمد زایی و Business plan
تامین اطلاعات
سرویس های یک وب پورتال تنوع بیش تری نسبت به سرویس های یک وب سایت دارند، چرا که فعالیت وب سایت ها بیش تر به صورت تخصصی بوده و موضوع آنها اغلب حول یک یا چند عنوان مشخص و محدود می شود که همین امر سبب محدود شدن گروه های کاربری وب سایت ها خواهد شد.
از مهم ترین سرویس های اصلی یک پورتال می توان به مواردی همچون ماشین جست وجو، ایمیل، فضای رایگان و یا وبلاگ، ارایه اطلاعات مختلف (مسافرت، پزشکی و. . . . . . . . . )، اخبار، دانلود (فرمت های مختلف)و گفت وگو و Chat اشاره کرد.
وب پورتال ها برای اینکه مشتریان خود را از دست ندهند و در نهایت پیروز از بازار رقابت بیرون بیایند، سعی می کنند اصلی ترین و عمومی ترین سرویس ها را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار دهند.

از طرف دیگر، جدا از رایگان بودن امتیاز استفاده از خدمات وب پورتال ها، اکثر قریب به اتفاق این خدمات همگی در زیر ساخت با هم مشترک هستند.
مشترک بودن زیر ساخت سرویس های وب پورتال (Basic account and cardinal )ID)) امور دسترسی و امنیت کاربر را تا حد به سزایی سامان می بخشد و در این شرایط کاربر از ثبت نام های چند باره در یک یا چند وب سایت ( یا وب پورتال)، سردرگمی بین چند شناسه و رمز متفاوت، Cookies, cashed و نیز امنیت پایین، دور می ماند و می تواند با یک Security واحد و شناسه و رمز ورود به همه نوع سرویسی دسترسی داشته باشد. جدا از تمامی این موارد، با توجه به این لایه زیر ساختی، امکان شخصی سازی به صورت متمرکز به کاربر داده می شود.

نحوه دسترسی کاربر به سرویس ها در لایه زیر ساخت با چگونگی سرویس دهی نقطه مشترک دارد و جدا از این مورد Remote access نقش مهمی در نحوه دسترسی کاربر و در نهایت محبوبیت یک وب پورتال بازی می کند.

ویژگی های پورتال عبارتند از:

۱) ارایه شخصی سازی اطلاعات بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال (Personalization & Tailoring)

۲) ارایه سیستم های جست وجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد ( Search and Directory )

۳) ارایه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization )

۴) ارایه کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال ( Content & Data Management)

۵) ارایه مکانیزم هایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.

۶) پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایت های دیگر، برای دریافت اطلاعات و سرویس های مورد نیاز.

۷) عدم وابستگی به پهنه (Platform ) خاص به گونه ای که برای تمامی افراد با سیستم عامل های مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد (Cross platform functionality). این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستم های PDA و موبایل نیز می شود.

۸) Single sign on: مکانیزمی که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد (Single Sign on)

۹) راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولان پورتال می شود. (Security)

۱۰) وجود ساختار مشخصی برای ارایه اطلاعات به کاربر (Taxonomy)

۱۱) ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد. ( Browse / Navigate Documents)

۱۲) ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولان پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (Chat)یا غیر همزمان (Forum Collaboration)

۱۳) ارایه سرویس های متداول در اینترنت

۱۴) ارایه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید ، Email دریافت کنند. ( Subscribe / What’s new)

۱۵) ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند. این سیستم با استفاده از email و یا خود پورتال، پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است. به عنوان مثال، کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود، برای دریافت پیام های شخصی، دریافت یک وظیفه، دریافت یک خبر با عنوانی خاص "دریافت پیام " را درخواست کنند (Alert).

۱۶) مدیریت گردش کار: تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش های مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می کند، پیاده سازی آن بر روی کاغذ است. اما آیا این امکان کافی است ؟ آیا بدین وسیله می توان علاوه بر روند کار، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال ارایه مدیریت گردش کار است. (Management Workflow)

بر این اساس می توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات " زمان بندی " و "فازبندی "، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد، می تواند کمک موثری در نظارت و پیشبرد آن فرآیند کند. در انتها توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این حسن را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی پروسه را اصلاح کنند تا در زمان بندی ها صرفه جویی شود. علاوه بر این، در صورتی که فرآیند انتخابی در طول زمان انجام خود احتیاج به بهره گیری از بخش های مختلف پورتال داشته باشد، می تواند محک خوبی برای شناخت ارتباطات لازم ما بین بخش های پورتال باشد.
نتیجه این ویژگی ها، صرف جویی در هزینه و زمان، دسترسی سریع و مطلوب به اطلاعات و خدمات اینترنتی و متعاقبا افزایش راندمان کاری خواهد بود.