ورود مشتریان
از مهم‌ترین ویژگی‌های پورتال که در تعریف علمی از آن به عنوان قابلیت و سرویس یاد کردیم امکان برقراری ارتباط دو طرفه میان کاربران است.
ویژگی های اصلی یک پورتال عبارتند از:
یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه web top هم گفته می شود. پورتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب، آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاه هایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل)، مورد استفاده قرار گیرد. هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود، اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند. ویژگی های زیر در یک پورتال، آن را از یک وب سایت متمایز می کند:
در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال. امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند. به این ترتیب مهم ترین ویژگی وب پورتال را در یک جمله می توان به این شرح عنوان کرد: «در اختیار گذاشتن اطلاعات بی شمار و مختلف با اهداف قبلی، سطح دسترسی و رده بندی، زیر نظر کادر نظارت و مدیریت، در یک قالب انعطاف پذیر به صورت جذاب و قابل دسترسی در کنار سرویس ها و خدمات مفید به کاربران اینترنت، به گونه ای که سرویس دهنده و سرویس گیرنده هر دو از امنیت سرویس خود اطمینان داشته باشد.» نتیجه این ویژگی ها، صرف جویی در هزینه و زمان، دسترسی سریع و مطلوب به اطلاعات و خدمات اینترنتی و در پی آن افزایش راندمان کاری خواهد بود. پورتال مشابه یک سیستم عامل عمل می کند بدین گونه که صرف نظر از خاصیت برقراری ارتباط سیستم عامل با سخت افزار، دسترسی ما را به پوشه ها و فایل های موجود در هارد دیسک آسان می کند. در چنین حالتی اگر وب سایت را DOS در نظر بگیریم و پورتال را ویندوز، قدرت کارایی هر یک را به سادگی در می یابیم. اما در نهایت تمامی این امکانات در محیط ویندوز با توجه به داده های موجود در هارد دیسک به ما داده می شوند. از ویژگی های دیگر پورتال که در تعریف علمی از آن به عنوان قابلیت و سرویس یاد کردیم، امکان بر قراری ارتباط دو طرفه میان کاربران است. در پورتال ها این امکان به کاربران داده می شوند که بتوانند از طرق مختلف مانند چت با یکدیگر در تماس و تعامل اطلاعات با فرمت های خاص باشند. همچنین امکان شخصی سازی که یکی از مهم ترین عوامل خدماتی پورتال محسوب می شود، سبب رضایت مخاطبان و کاربران پورتال ها شده است، چرا که با امکان شخصی سازی و Customize شما خودتان نحوه دسترسی به بخش مدیریتی، سرویس ها و اطلاعات را با امنیت دلخواه تعیین می کنید. درواقع با توجه به بیان تشابه با سیستم عامل، می توانید از اطلاعات خود Back up بگیرید، Shortcut بزنید و یا سطح دسترسی افراد دیگر را به اطلاعات خود چه در Security و چه View تعریف کنید. اکثرا گمان می برند که وب پورتال ها به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم بندی می شوند که پورتال های عمومی ارایه کننده خدمات عمومی و کلی هستند و پورتال های تخصصی ارایه دهنده سرویس ها و مطالب تخصصی که نمی تواند بیش تر از یک موضوع اصلی باشد هستند. از همین رو در بسیاری از موارد دسته بندی پورتال ها را با اصطلاح عمودی ( Vertical) و افقی (Horizontal) انجام می دهند همچنین بعضی معتقداند پورتال به دو دسته دیگر با اصطلاح کاربردی و اطلاعاتی نیز تقسیم می شود. که البته این طرز فکر کاملا اشتباه است چرا که خاصیت اصلی پورتال ارایه سرویس و اطلاعات در کنار هم است. در صورتی که وب پورتال را غیر از این تقسیم بندی کنیم در حال بررسی وب سایت هستیم نه پورتال! از طرف دیگر عده ای بیان می کنند پورتال ها به چهار دسته کلی تقسیم می شوند که عبارتند از: (Business to Customer Portal (B۲C) (Business to Business Portal (B۲B) B۲E Public Portal در این دسته بندی پورتال B۲C تنها خاصیت خرید و فروش بین شرکت ها و کاربران را دارد؛ پورتال B۲B تنها خاصیت معامله و خرید فروش بین شرکت ها را با یکدیگر دارد B۲E خود به دسته "پورتال کارکنان" با امکان دسترسی به یک سری اطلاعات به هم پیوسته را فراهم می کند و در دسته دیگر" worker portal که با یک یا مجموعه اهداف مشخص مثلا فروش یک محصول ایجاد می گردد و در نهایت پورتال های عمومی که به دو دسته " Horizontal " هستند ( مشابه یاهو) و دسته " Vertical " تقسیم می شوند. در این تعریف پورتال های عمودی را می توان پورتال های سازمانی دانست. منظور از معماری پورتال تعریف و توجیه پروژه در یک چارچوب خاص به دسته های نوع برنامه نویسی نوع مدیریت پروژه نوع طرح توجیه اقتصادی و سایر گزینه های موثر در تشکیل و تهیه می باشد. ضرورت تعریف معماری در پورتال ها را می توان پیشگیری از بروز اشتباهات احتمالی؛ تامین امنیت بالا، صرفه جویی های به سزا در هزینه ها و مانند این دانست. بعضا بسیاری گمان می کنند معماری پورتال ها یک کلیشه است که در هر زمان و برای هر پروژه ای به یک نحوه اجرا می شود در صورتی که تصور صحیح می بایست معماری را برای هر پورتال بنا بر خاصیت های زمانی، موقعیتی، فرهنگی و ریالی؛ با در نظر گرفتن ملزومات تعریف کند. درواقع با چنین شرایطی معماری پورتال را می توان Presentation پروژه پورتال دانست که اطلاعات جامع و اصلی را درباره چگونگی تهیه، راه اندازی و نگهداری پورتال به ما می دهد و همگی تاثیر گرفته از ویژگی های پورتال هستند که در بخش های قبلی در مورد آن صحبت شد. این presentation را می توان به دو دسته کلی تقسیم کنیم: ۱) کاربری و مدیریت ما و پورتال ۲) کاربری و مدیریت مشتری ما و پورتال اطلاعاتی که یک پورتال فراهم می کند: داده های ساخت یافته، داده هایی که به صورتی سازمان یافته اند که امکان جست وجوی آسان آنها وجود داشته باشد ( اغلب به صورت سلسله مراتب و بر اساس کلمات کلیدی). فهرست الفبایی کتاب های یک کتابخانه مثال خوبی از داده های ساخت یافته است. داده های ساخت یافته اغلب شامل، گزارش ها، تحلیل ها، پرس و جوهای مشخص و دیگر انواع دانش مرتبط با کسب و کار است. داده های بدون ساختار، که جست وجو در آنها معمولا دشوار بوده و خارج از یک بانک اطلاعاتی قرار دارند. از این نوع داده می توان متن ها، صوت، تصویر و یا گرافیک و اشکالی مانند مستندات Office، memos، ایمیل، قرارهای ملاقات را مثال زد. اطلاعات خاص ( Syndicate content)، که شامل محتویات قابل خرید و فروش ( مثل انواع اخبار، گزارش ها، اطلاعات مربوط به سهام، کاریکاتورها و محتویات بی اهمیت) بوده و مخصوصا به منظور استفاده در فرآیندهای تولیدی دیگر تهیه و در اختیار قرار می گیرند. خدماتی که به وسیله یک پورتال فراهم می شود همکاری، (با عنوان خدمات ارتباطی نیز شناخته می شود ) و به کاربران اجازه می دهد تا با یکدیگر گپ بزنند، در بحث های گروهی مشارکت داشته باشند، مطالب خود را در اختیار دیگران قرار دهند و. . . مدیریت محتوی، که انواع جست وجو ها، رهگیری ها را مدیریت کرده و همچنین قابلیت های خاصی را به منظور استخراج داده ها در اختیار می گذارد. خدمات شخصی ( با عنوان خدمات تراکنشی نیز نام برده می شود) که کاربران را قادر می سازد تا با دیگر سیستم ها ( مثلا سیستم های فروشنده و یا نماینده یک محصول ) مستقیم و بدون واسطه مرتبط باشند. معمولا این قابلیت به کاربر امکان می دهد تا برای مثال فعالیت های زیر را انجام دهد:
همیشه در دسترس از آنجا که پورتال ها برای استفاده در محیط وب ساخته می شوند، در هر زمان و از هر مکانی با استفاده از یک مرورگر استاندارد وب در دسترس اند. انواع تجهیزات مبتنی بر وب نیز از جمله تلفن های موبایل، دسترسی به پورتال ها را به غایت آسان و مفید کرده اند. هر پورتال می تواند در اندازه لازم برای شخص و یا گروه سازمان درآید. یکی از ویژگی های جالب یک پورتال شکل و عملکرد متفاوت آن برای اشخاص مختلف است. یکی از روش هایی که به این منظور استفاده می شود، متناسب سازی و تغییر شکل و قابلیت های پورتال بر حسب خواسته ها یا تجارب شخص یا گروه استفاده کننده از آن است. به همین دلیل است که کاربران متفاوت شکل متفاوتی از یک پورتال مشاهده کرده و اطلاعات و خدمات متفاوتی در اختیار ایشان قرار می گیرد: امکان تغییر بر حسب خواسته ها بر حسب تجارب شخص یا گروه عموما personalize نامیده می شود و به این معنی است که در پورتال امکان انتخاب نحوه نمایش محتوی پیش بینی شده است. اغلب این انتخاب به صورت خودکار و بر اساس نقش کاربر (مثلا پست سازمانی وی) انجام می شود. برای مثال وقتی کارمند فروش به سیستم وارد می شود، به صورت خودکار فهرستی از جدیدترین محصولات برای وی به نمایش در می آید. با این همه در بعضی از پورتال ها انتخاب محتوی نمایش داده شده به کاربر محول می شود تا در زمان ورود به پورتال خود آن را انتخاب کند. تغییر و Customize شدن یک پورتال شامل انتخاب چگونگی شکل ظاهری آن (مثلا رنگ و چیدمان صفحه)، مدل مرورگر و محل نمایش محتویات روی صفحه است. یک پورتال می تواند حتی برچسب و عنوان تجاری مشخصی داشته و ظاهر متفاوتی را برای انواع کاربرانش به نمایش گذارد. این دو ویژگی به پورتال امکان می دهد تا مجموعه مشخص و تعریف شده ای از کاربران (مثلا مشتریان، شرکا و یا کارکنان) را هدف قرار دهد. بعضی از پورتال ها حتی می توانند برای هر کاربر مشخص، شکل و شمایل متفاوتی از خود نشان دهند.
نتیجه پورتال، مکانی (Hub) است که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورند. هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند: مکان: در اکثر موارد پورتال به عنوان یک وب سایت با ویژگی های خاص شناخته می شود. این وب سایت می تواند یک واسط (Interface) بین کاربران و تعدادی وب سایت زیر مجموعه پورتال باشد و یا اینکه به عنوان وب سایتی واسط، بین کاربران و اینترنت قرار گیرد. "پورتال دروازه ای است به سایت های دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است ". ساده ترین کاربران: کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویس های ارایه شده استفاده کند. بر حسب نوع پورتال، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی، مشتریان، تولیدکنندگان، کارمندان سازمان و. . . باشند. سرویس های متداول در اینترنت: هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارایه دهنده سرویس خاصی است. اما یک پورتال باید توانایی ارایه سرویس های عمومی نظیر پست الکترونیکی رایگان، انجمن، تالار گفت وگو، اخبار، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال، جست وجو در سایت های زیر مجموعه و اینترنت، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال ( Tailoring ) را داشته باشد. در پورتال های تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین، ارایه کاتالوگ و سیستم های پرداخت لحاظ می گردند. اطلاعات مورد نیاز: یکی از ویژگی های پورتال دریافت اطلاعات از سایت های دیگر ( Content aggregation ) است. پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد. به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایت ها و پایگاه های مختلف وجود دارد را سازماندهی کرده و نمایش می دهد. در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند. بنابراین : پورتال، تولید کننده و مدیریت کننده اطلاعات نیست. پورتال، استاندارد کننده اطلاعات نیست. پورتال، یک وب سایت همه کاره نیست. به عبارت دیگر پورتال چارچوبی است که اطلاعات و سرویس های منابع مختلف را کنار یکدیگر قرار داده و تحت یک طرح امنیتی ارایه می دهد. با استفاده از پورتال می توان به یکپارچه سازی سیستم های مجزا کمک کرده و کاربران را برای استفاده از خدمات موجود یاری داد.
